Bien enregistrer une réunion pour une transcription de qualité

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En tant qu’élu.e (dans une municipalité, un CSE, etc.) ou responsable d’un évènement quelconque (séminaire, colloque, etc.) vous devez enregistrer une réunion, dont les propos seront publiés sur un site, transmis aux salariés, etc. Vous avez décidé de vous passer de la prise de notes (souvent pour éviter un coût supplémentaire) et de faire appel à un intervenant professionnel externe pour la transcription écrite.

Bien enregistrer pour une transcription de qualité

Avant

En amont de la phase d’enregistrement, vous aurez pris soin de transmettre au transcripteur tous les documents nécessaires à la meilleure compréhension possible de la réunion : ordre du jour, rapports, éventuellement glossaire des termes techniques, etc., qui permettront également de rendre un travail le plus complet possible.

Pendant

Plus les intervenants sont disciplinés, plus le travail de la rédactrice de débats est facilité, plus elle gagne du temps, plus la transcription est de qualité.

Les bonnes pratiques

  • Vérifier l’ouverture du micro (cela a l’air évident, mais…) à chaque prise de parole.
  • Présenter chaque intervenant (lui-même ou le maître de cérémonie).
  • Penser à mentionner explicitement les propos “off”.
  • Choisir un format classique d’enregistrement (MP3, WAV, etc.).
  • Fermer portes et fenêtres pour éviter les bruits intempestifs.
  • Mettre les portables en mode avion pour éviter les interférences avec le système d’enregistrement.

Ce qu’il faut éviter

  • Parler tous en même temps.
  • Éparpiller ses feuilles devant le micro.
  • Parler trop loin (ou trop près) du micro.
  • Oublier de brancher (ou de débrancher !) le micro.
  • Parler en aparté avec son.sa voisin.e.

Suivre ces conseils garantira une retranscription audio fidèle et la plus satisfaisante possible pour vous.

Votre transcriptrice vous en remerciera !

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